Administration med BI software

Det var en større stak papirer, jeg sad og rodede med, da jeg forleden dag skulle i gang med at udarbejde den årlige oversigt til bestyrelsen for det boligselskab, hvor jeg er ansat som administrator. Jeg har gennem de senere år serviceret bestyrelsen i stadig stigende grad ved at udarbejde grafer og søjlediagrammer for at anskueliggøre den udvikling, der var sket i boligselskabet i det forløbne år.

Og den slags kræver en gedigen indsats, hvor man skal holde rede på selve husleje regnskabet, på til- og fraflytning af lejere, på håndværkernes indsats med almindelig vedligeholdelse og i forbindelse med udskiftning af lejere – og så er der jo også et omfattende varmeregnskab for ikke at tale om personaleadministrationen.

Det har gennem årene udviklet sig til, at der går fire til fem arbejdsdage med at udarbejde den årlige rapport. Til gengæld får jeg normalt rosende ord med på vejen for den, for bestyrelsen synes, rapporten giver dem et godt overblik over den aktuelle situation i boligselskabet.

Jeg sad med de mange papirer, som jeg havde printet ud fra de forskellige edb-systemer, vi anvender, og kom til at spekulere på, om der mon var en nemmere måde at få samlet de mange forskellige data på. Jeg er ikke selv verdens mest it-kyndige person, men jeg mente nu nok, at jeg havde hørt om softwareprogrammer, der selv kunne stikke snabelen ned i forskellige andre systemer og hente de nødvendige data ud og så sammenholde dem med det resultat, at alt det arbejde, jeg hvert år sidder og udfører manuelt, blot kan bestilles printet ud med nogle få klik med musen.

Jeg besluttede mig for at ringe til min gode bekendt, Carsten, for at høre, om han kendte til den slags software. Det gjorde han i høj grad, fortalte han, for stort set hele hans arbejde i en it-virksomhed gik ud på at udvikle om implementere de såkaldte Business Intelligence Software til forskellige kunder.

Han fortalte mig en hel del om, hvad den slags systemer, som de i fagsproget kalder BI-systemer, går ud på. Han understregede blandt andet, at det arbejde med rapportering, som jeg en gang om året brugte flere arbejdsdage på, kunne et BI-system klare på sekunder. På den måde kan man udskrive en rapport ugentligt eller månedligt og derved skabe sig et løbende overblik og modvirke situationer, hvor noget kommer i ubalance.

Det hele lød som sød musik i mine ører. Det ville ikke bare lette mit eget arbejde betydeligt, men netop muligheden for hele tiden at følge op på situationen i boligselskabet med lidt over 2500 lejemål, syntes jeg lød meget tiltrækkende. Carsten kunne ikke give mig et eksakt bud på, hvor meget sådan en BI-løsning ville koste os, men som it-mand var han helt overbevist om, at investeringen ville være ovenud rentabel for os.

Arbejdet med årsrapporten fortsatte, men jeg kunne ikke lade være med hele tiden at have i baghovedet, at det måske var sidste gang, jeg skulle sidde i flere dage og drukne i de mange papirer.

Back to Top